Stop met onduidelijke overdrachten: digitaal rapporteren als oplossing

Het is maandagochtend, 7:30 uur. Als manager of leider in operations wilt u uiteraard weten of er iets belangrijks is gebeurd in het weekend. De beveiliger van zaterdagnacht had iets genoteerd over “verdachte personen bij het hek”, maar verder geen details. Wat voor personen? Hoeveel? Hoe laat precies? Heeft iemand de politie gebeld? Na veel bellen krijgt u misschien een vaag beeld van wat er is gebeurd. Ondertussen bent u al veel te veel tijd kwijt aan het ontcijferen van de notities, terwijl u allang aan het werk had kunnen zijn.

Dit scenario komt vaker voor dan u denkt. Onduidelijke overdrachten tussen beveiligers en management kosten tijd, zorgen voor frustratie en kunnen zelfs veiligheidsrisico’s opleveren. Maar het kan anders.

Het probleem van traditionele overdrachten

In de beveiligingswereld zijn overdrachten cruciaal. De nachtdienst moet informatie doorgeven aan de dagdienst. Beveiligers moeten rapporteren aan het management. Bij incidenten moet snel en duidelijk worden gecommuniceerd. Toch gaat dit in de praktijk vaak mis.

Mondelinge overdrachten: informatie verdampt

De klassieke overdracht gebeurt vaak mondeling. De beveiliger van de nachtdienst vertelt zijn collega van de dagdienst wat er is gebeurd. Deze collega vertelt het later weer aan de teamleider. Die informeert vervolgens het management. Bij elke stap in dit proces gaat informatie verloren of wordt vertekend.

Papieren rapporten: te laat en te onduidelijk

Een stapje in de goede richting zijn schriftelijke rapportages. Een verbetering ten opzichte van alleen mondelinge overdracht, maar nog steeds met grote beperkingen. Papieren rapporten worden vaak pas uren na een incident geschreven. De beveiliger maakt handgeschreven notities tijdens zijn dienst en werkt deze later uit in een rapport. Dit rapport wordt dan gemaild of in een map gelegd.

Het probleem? Het duurt te lang voordat het management ervan weet. Bij een inbraakpoging om 3 uur ’s nachts komt het rapport pas de volgende ochtend op uw bureau. Tegen die tijd kunnen belangrijke sporen koud zijn geworden. Daarnaast kunnen handgeschreven notities vaak onleesbaar of onvolledig zijn.

Telefoontjes achteraf: iedereen herinnert het zich anders

Wanneer er onduidelijkheid is, volgen er telefoontjes. Het management belt beveiligers thuis om te vragen wat er precies is gebeurd. Maar de beveiliger die u belt, was misschien niet zelf aanwezig bij het incident. Of het incident was drie dagen geleden en details zijn alweer vaag. Verschillende mensen geven verschillende versies. Wat is nu de waarheid?

De oplossing: een live rapportage app

FSS Security heeft de oplossing voor deze problemen: een gebruiksvriendelijke app waarmee beveiligers real-time rapporteren en waarmee u direct inzicht heeft in alles wat er op uw locatie gebeurt.

Hoe werkt de app?

De app is een digitaal platform dat beveiligers gebruiken om al hun activiteiten en observaties te registreren. Elke ronde, elke controle, elk incident wordt direct in de app genoteerd. Dit gebeurt via een eenvoudige interface die ook zonder uitgebreide training makkelijk te gebruiken is.

Live rapportages van incidenten

Wanneer er een incident plaatsvindt, maakt de beveiliger direct een rapport in de app. Dit rapport bevat bijvoorbeeld:

• Exacte tijd en datum
• Locatie van het incident
• Korte omschrijving
• Foto’s of video’s (indien relevant)
• Ondernomen actie
• Status (in behandeling/opgelost)

Dit rapport wordt direct gedeeld met alle betrokkenen. U hoeft niet te wachten tot de volgende ochtend, u weet binnen enkele minuten wat er aan de hand is.

FSS Security voor uw beveiliging

Bij FSS Security hebben we verstand van beveiliging. Met meer dan 25 jaar ervaring weten wij precies hoe we iedere situatie moeten aanpakken en onze professionals weten dit ook. Ze zijn flexibel en kunnen snel schakelen tussen verschillende taken en situaties. Meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op, we bespreken samen wat wij voor u kunnen betekenen.